Essenszuschuss im Unternehmen - Wie funktioniert es in Österreich 2023
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Lesezeit 6 min
Dank der Gesetztesanpassungen der letzten Jahre, sind Essenszuschüsse noch attraktivere Benefits für Mitarbeiter*innen geworden. Man positioniert sich dadurch nicht nur als eine begehrte Arbeitgebermarke, sondern kann zur Gesundheit, Leistungsfähigkeit und zum allgemeinem Wohlbefinden des Teams beitragen. Doch wie genau funktioniert dieses System?
Mit dieser Frage werden wir uns in diesem Artikel auseinandersetzen und dir einen tieferen Einblick in das Thema Essenszuschüsse in Österreich geben.
Bevor wir uns aber in den Details verlieren, möchten wir dir einen kurzen Überblick zu den wichtigsten Eckdaten rund um steuerfreie Essenszuschüsse geben:
Den genauen Gesetzesauszug findest du hier. Nun zu den häufigsten Fragen zum Thema Essenszuschuss in Österreich.
Inhaltsverzeichnis
Warum sollte ich meinem Team Essenszuschüsse bieten? Welche Vorteile bietet ein Essenszuschuss im Vergleich zu einer gewöhnlichen Gehaltserhöhung? Wie hoch darf der steuerfreie Essenszuschuss maximal sein? Für wie viele Tage im Monat darf ein Essenszuschuss genehmigt werden? Darf der gesamte Essenszuschuss an einem Tag konsumiert werden? Können auch Teilzeitmitarbeiter*innen einen steuerfreien Zuschuss erhalten? Was dürfen Mitarbeiter*in im Rahmen eines Zuschusses konsumieren? Wann ist der Essenszuschuss steuerfrei? Kann ich auch im Homeoffice einen Essenzuschuss einlösen? Ist die Höhe des Zuschusses fix? Für welches Unternehmen eignet sich ein Essenszuschuss? Wie kann ich einen steuerfreien Essenszuschuss in meinem Unternehmen umsetzen?
Warum sollte ich meinem Team Essenszuschüsse bieten?
Auch wenn das Gehalt noch immer der stärkste Motivator für einen Jobwechsel ist, sind die richtigen Benefits ebenfalls essentiell, um die besten Talente anzustellen und das Team zu motivieren.
Laut Karriere.at sind Benefits vor allem für jüngere Arbeitnehmer:innen bei der Jobwahl wichtig. Essenszuschüsse liefern sowohl für das Unternehmen, als auch für die Belegschaft Benefits.
Finanzielle Entlastung:
Ein steuerfreier Essenszuschuss kann den Nettolohn um bis zu 146 € pro Monat steigern und es entstehen für beide Seiten keine extra Kosten.
Gesundheitsförderung:
Vor allem mit den richtigen Partnerbetrieben kann man gesunde- und nährwert-optimierte Essens-Lösungen für das Team bereitstellen, und somit die Gesundheits- sowie Körperziele aller Mitarbeiter*innen unterstützen.
Stressreduktion und Zeitersparnis:
Egal ob im Home Office oder im Büro, das richtige Essen in der Mittagspause zu finden, kostet nicht nur viel Zeit, sondern kann auch zum Stressfaktor werden. Mit dem richtigen Angebot unterstützt man das eigene Team bestmöglich und sorgt dafür, dass dieses mit gesundem Essen versorgt ist und sich im Alltag um ein Problem weniger zu kümmern hat.
Gemeinsame Mittagspause des Teams:
Die Zuschüsse sind für alle Teammitglieder gleich hoch und somit fördert das steuerfreie Budget eine gemeinsame Mittagspause. Auch bei Personen, die sonst eher selbst kochen würden und daher nicht mit den Kolleg*innen essen gehen würden.
Welche Vorteile bietet ein Essenszuschuss im Vergleich zu einer gewöhnlichen Gehaltserhöhung?
Pro Jahr dürfen aktuell maximal 1760 € pro Mitarbeiter*in steuerfrei zugeschossen werden.
Um denselben Nettoeffekt mit einer Gehaltserhöhung zu erreichen, müsste das Bruttoentgelt 2800 € entsprechen, was wiederum Kosten von 3630 € pro Jahr für das Unternehmen bedeuten würde.
Somit kann durch einen Essenszuschuss auf beiden Seiten viele Steuern und insgesamt 1870 € pro Jahr an Abgaben eingespart werden.
Wie hoch darf der steuerfreie Essenszuschuss maximal sein?
8 € pro Tag und Mitarbeiter*in für Mahlzeiten in Restaurants, Take Away und Lieferdienste oder 2 € pro Tag für Lebensmittel. Für eine Vollzeitarbeitskraft wird mit 18,33 Arbeitstagen pro Monat oder 220 Tagen pro Jahr pauschal gerechnet.
Somit ergibt sich ein Betrag von maximal 1760 € pro Jahr/Mitarbeiter*in.
Auch Teilzeitkräfte haben Anspruch auf Zuschüsse, diese müssen jedoch aliquot auf deren Arbeitszeiten berechnet werden.
Wenn das Essen direkt vom Unternehmen bezahlt und auch die Rechnung auf die Firma ausgestellt wird, dann ist die komplette Konsumation steuerfrei. Dies ist für das Team natürlich die attraktivste, aber für das Unternehmen die teuerste Variante.
Für wie viele Tage im Monat darf ein Essenszuschuss genehmigt werden?
Wenn man zusätzlichen bürokratischen Aufwand vermeiden möchte, dann nimmt man den Pauschalsatz von 18,33 Tagen pro Monat (220 Tage im Jahr) für eine Vollzeitarbeitskraft.
Es gäbe auch die Möglichkeit die tatsächlichen Arbeitstage jedes Monat auszuwerten und den Essensbonus dementsprechend zu berechnen. Wenn also eine Person nur 20 Tage, statt den geplanten 22 gearbeitet hat, dann würde der Bonus auch nur für diese 20 Tage gelten. Das führt natürlich zu einem deutlich höheren Aufwand im Alltag, weswegen die pauschalierte Annahme von 18,33 Tagen pro Monat von den meisten Unternehmen präferiert wird.
Darf der gesamte Essenszuschuss an einem Tag konsumiert werden?
Ja. Man darf auch größere Rechnungen bezahlen und über das 8 € Tageslimit hinaus konsumieren. Somit könnte eine Person auch für 100 € eine Box bei Good Fillings bestellen und sich so Essen für mehrere Tage sichern, ohne dafür die Kriterien für einen steuerfreien Essenszuschuss zu missachten.
Wichtig ist der gesamte ausgezahlte Zuschuss in einem Jahr. Wird das Limit überschritten, dann sind für den überschüssigen Betrag Steuern zu bezahlen.
Können auch Teilzeitmitarbeiter*innen einen steuerfreien Zuschuss erhalten?
Ja, auch Teilzeitmiterbeiter*innen können Essenszuschüsse beziehen Hier muss aliquot der maximale Zuschussbetrag pro Monat berechnet werden. Die Basis für eine Vollzeitkraft sind 18,33 Tage (220 Tage im Jahr).
Was dürfen Mitarbeiter*in im Rahmen eines Zuschusses konsumieren?
Laut Gesetz darf eine “Mahlzeit” mit einem Essenszuschuss subventioniert werden. Dies beinhaltet laut gängigen Definitionen auch Getränke. Diese Mahlzeit kann bei Kantinen, Restaurants, Take Aways oder auch Lieferdiensten bestellt werden.
Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, dir deinen Einstieg in einen gesünderen Lifestyle möglichst einfach zu machen.
Wann ist der Essenszuschuss steuerfrei?
Der Zuschuss muss:
- Zweckgebunden sein - das heißt, es darf kein Bargeld ausgezahlt werden, sondern ausschließlich Essensgutscheine oder digitale Alternativen (Karten, Apps, Shops etc.) genutzt werden.
- Steuerfreibetragsgrenze einhalten (bis zu 1760 € / Jahr / Mitarbeiter:in)
Kann ich auch im Homeoffice einen Essenzuschuss einlösen?
Ja, auch im Home Office können Essensgutscheine eingelöst werden. Das Gesetz wurde auf Grund der veränderten Arbeitswelten (Homeoffice, flexible Arbeitszeiten, remote Work) 2020 angepasst und seitdem ist eine Konsumation am Arbeitsplatz oder in einer Gaststätte nicht mehr für den Essenzuschuss notwendig.
Somit ist es kein Problem mehr Mitarbeiter*innen im Außendienst oder Homeoffice ebenfalls durch gutes Essen zu unterstützen.
Ist die Höhe des Zuschusses fix?
Nein, der maximale Betrag sind 8 € / Tag, aber man kann auch nur 1 oder 2 € pro Mitarbeiter*in pro Tag festlegen.
Für welches Unternehmen eignet sich ein Essenszuschuss?
Grundsätzlich eignet sich ein Essenszuschuss für jedes Unternehmen, da auch einzelne Personen oder nur bestimmte Gruppen für einen Zuschuss berechtigt werden dürfen. Auch unterschiedliche Beträge zur Stützung sind für verschiedene Gruppen möglich.
Beispielsweise kann eine einzelne Person in einem kleinen Betrieb anstatt einer Gehaltserhöhung oder als Belohung für gute Performance durch Essenszuschüsse von bis zu 8 € / Tag belohnt werden.
Somit ist diese Lösung für jede Konstellation anpassbar und bietet eine gute Möglichkeit, die Gesundheit, Wohlbefinden und Motivation im Unternehmen zu steigern, sowie gleichzeitig Steuern zu sparen.
Wie kann ich einen steuerfreien Essenszuschuss in meinem Unternehmen umsetzen?
Es gibt mittlerweile eine Vielzahl an Unternehmen, die verschiedene Lösungen anbieten.
Gutscheine
Unternehmen wie Sodexo oder Edenred bieten seit vielen Jahren die bekannten Essensmarken in Papierform an. Am Anfang des Monats erhalten alle Mitarbeiter*innen ihre Gutscheine und können diese anschließend bei ausgewählten Partnerbetrieben einlösen.
Der Nachteil an dieser Methode ist, dass nicht automatisch jedes Restaurant an diesem System teilnimmt und man sich vorab informieren muss, ob die entsprechenden Gutscheine vom Betrieb akzeptiert werden.
Prepaid Karte
Ähnlich zum bewährten Gutscheinsystem bieten Unternehmen, wie Sodexo oder Edenred, mittlerweile auch digitale Gutscheine in Form einer Prepaid Karten an, welche auch mit Apple oder Google Pay verbunden werden- oder bei der Kartenzahlung im Restaurant, sowie online genutzt werden können.
Auch hier ist es wichtig zu beachten, dass die Betriebe Teil des Partnernetzwerks sein müssen, damit die Kartenzahlung funktioniert.
Pro Tipp: Mitarbeiter*innen müssen bei erstmaliger Nutzung ihrer Karten ihren PIN eingaben, sonst ist sie nicht aktiviert und kann nicht genutzt werden.
App
Eine neue Methode von Unternehmen, wie Mittagsmarken oder Givve, ist das Hochladen von Belegen in einer App. Dieses System berechnet erst am Ende des Monats den genutzten Zuschuss der Mitarbeiter*innen, je nachdem welche Belege hochgeladen worden sind.
Somit unterscheidet es sich von der Gutschein und Pre Paid Variante und ermöglicht auch eine Stützung ohne Partnernetzwerk. Das bedeutet, dass die besuchten Restaurants nicht zwingend Teil des Netzwerks sein müssen und Mitarbeiter*innen somit deutlich flexibler bei der Wahl ihres Essens sind.
Direkte Partnerschaft mit Wunschlieferanten
Soll das Team nicht nur finanziell untersützt, sondern steht auch das Wohlbefinden und Gesundheit im Vordergrund, dann gibt es die Möglichkeit von einer direkten Partnerschaft mit Unternehmen, wie zum Beispiel mit uns, Good Fillings gebrauch zu machen.
Wir ermöglichen eine korrekte Abrechnung am Ende des Monats mittels einer CSV Datei für die Lohnverrechnung. Somit können die gewünschten Essenszuschüsse unkompliziert abgerechnet werden. Zeitgleich hilft man dem Team dabei, im Alltagsstress die richtige Entscheidung für gesünderes, nährwert-optimiertes Essen zu treffen, anstatt wieder beim Fast Food- oder verschiedenen Snacks zu landen. Das ganze noch dazu ortsungebnunden.
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